Modifier les informations concernant la tâche

L'onglet Détails permet de modifier les informations concernant la tâche :

• Nom de la tâche
• Code de la tâche (lecture seule)
• Date de début de la tâche
• Date d'échéance
• Description
• Budget pour la tâche

Modifier une tâche

Voir les coûts affectés à la tâche

L'onglet "Coûts" permet de consulter les heures et les coûts dépensées pour la tâche, directement ou indirectement, par groupe et ressource et de les comparer aux prévisions.

Coûts d'une tâche

L'écran est divisé en deux parties :

• Calcul des heures et des dépenses imputées regroupées respectivement par ressource et type d'heures d'une part et par catégorie et par ressource d'autre part.
• Utilisation par rapport aux estimations : heures consommées par rapport aux heures budgétisées d'une part, et dépenses par rapport au budget financier d'autre part. On trouve également le coût horaire et le coût des dépenses. Ces informations sont également présentées sous forme de pourcentages.

Gérer l'avancement des tâches

La saisie des types d'avancement et la gestion des avancements des tâches a été décrit dans le chapitre "Avancement".

Gérer les étiquettes des projets

Les étiquettes, telles que décrites dans le chapitre sur les étiquettes, permettent de catégoriser les tâches. Ainsi, elles permettent de regrouper des informations de planification ou de projet.

Il est possible d'affecter des étiquettes à une tâche, soit directement, soit par héritage en les affectant à une tâche de plus haut niveau. Une fois cette affectation réalisée à l'aide de l'une ou l'autre de ces méthodes, la tâches et ses sous-tâches sont associées à cette étiquette qui peut alors être utilisée pour tout filtrage ultérieur.

Affecter des étiquettes à une tâche

Comme on peut le voir dans l'image, il est possible de réaliser les actions suivantes dans l'onglet étiquettes :

• Voir la liste des étiquettes affectées à la tâche par héritage d'une tâche de plus haut niveau. Toute tâche associée à une tâche de plus haut niveau hérite des étiquettes de cette dernière.
• Voir la liste des étiquettes affectée directement à la tâche via le formulaire situé juste en dessous. Ces étiquettes seront également affectées aux tâches de niveaux inférieurs.
• Affecter des étiquettes existantes : il est possible d'affecter des étiquettes en en cherchant une parmi celles qui sont disponibles dans le formulaire qui est sous la liste des étiquettes affectées directement. Pour chercher une étiquette, cliquer sur l'icône loupe ou écrire les premières lettres du nom de l'étiquette dans le champ texte, les valeurs possibles vont alors être affichées. Une fois choisie, cliquer sur Affecter.
• Créer et affecter de nouvelles étiquettes : il est également possible de créer de nouvelles étiquettes associées avec un type existant d'étiquettes à partir de ce formulaire. On commence par choisir un type d'étiquette à associer, puis il faut entrer le nom de l'étiquette à créer. Quand on clique sur Créer et affecter, l'étiquette est automatiquement créée et associée à la tâche.
• Supprimer une étiquette affectée directement en cliquant sur l'icône supprimer (poubelle) de la ligne correspondante.

Gérer les critères requis pour les tâches et les groupes d'heures

Les projets et les tâches peuvent de la même façon se voir affecter des critères à remplir afin qu'ils puissent être menés à bien. Les critères peuvent être directs ou indirects :

• Critères directs : ceux-ci sont affectés directement à la tâche. Ce sont des critères qui sont requis par les groupes d'heures de la tâche.
• Critères indirects : ceux-là sont affectés sur les tâches de plus haut niveau. La tâche que l'on modifie en hérite.

Il est alors possible :

• d'ajouter un critère direct à la tâche entière en cliquant sur le bouton Ajouter. Choisir alors le critère dans la liste qui apparaît.
• de supprimer un critère direct en cliquant sur l'icône Supprimer présente à la fin de la ligne correspondante.
• d'invalider un critère hérité en cliquant sur le bouton Invalider
• de valider à nouveau un critère hérité précédemment invalidé en cliquant sur le bouton Valider

Se trouve ensuite le total des heures de la tâche. Ces heures peuvent être calculées à partir des groupes d'heures ajoutés ou saisies directement dans ce champ. Dans ce cas, les heures seront distribuées entre les groupes d'heures existant et, si les pourcentages ne coïncident pas, un nouveau groupe d'heures sera créé.

Enfin, il est possible, si la tâche ne possède pas de sous-tâches, de définir un ou plusieurs groupes d'heures faisant partie de la tâche. Ces groupes d'heures doivent être renseignés pour permettre une affectation générique. Si la tâche possède des sous-tâches, il ne sera possible que de consulter les informations relatives aux heures et aux groupes d'heures. À l'inverse, si la tâche n'a pas de sous-tâche, on procède comme suit :

• Par défaut, un groupe d'heures associé à la tâche est créé automatiquement en même temps que la tâche. Ce groupe d'heures possède les caractéristiques modifiables suivantes :

  • Code pour le groupe d'heures s'il n'a pas été automatiquement généré.
  • Type de critère. Les utilisateurs peuvent choisir d'affecter un critère de machine ou d'employé.
  • Nombre d'heures dans le groupe d'heures si la case "% fixe" n'est pas cochée. La sommes des heures des différents groupes est répercutée dans le champ Total des heures de la tâche.
  • Pourcentage d'heures du groupe d'heures par rapport au total des heures de la tâche si la case "% fixe" est cochée.
  • Choix d'une saisie en pourcentage (cochée) ou en nombre d'heures (non cochée, état par défaut).
  • Liste des critères à appliquer au groupe d'heures. Pour ajouter un nouveau critère, cliquer sur "Ajouter un critère" et en choisir un à partir du moteur de recherche qui apparaît alors. Ce critère pourra être supprimé en cliquant sur l'icône 'Supprimer' (poubelle) situé en fin de ligne. Le critère aura le type 'Direct'.
  • Liste des exceptions à appliquer au groupe d'heures. Pour ajouter une nouvelle exception, cliquer sur "Ajouter une exception" et en choisir une à partir du moteur de recherche qui apparaît alors. Ce critère pourra être supprimé en cliquant sur l'icône 'Supprimer' (poubelle) situé en fin de ligne. L'exception aura le type 'Exception héritée'.

• Il est possible d'ajouter d'autres groupes d'heures différents les uns des autres. Ceci peut être utile, par exemple, pour une tâche de 70 heures nécessitant 30h de travail d'un soudeur et 40h d'un peintre.

Affecter des critères à la tâche

Gérer les matériaux

Les matériaux sont gérés sous forme d'une liste associée à chaque tâche du projet ou globalement au projet en général. Les matériaux comportent les caractéristiques suivantes :

• Code
• Date de réception
• Nom
• Nombre d'unités requis (nombre ou quantité selon le type d'unité)
• Type d'unité : le type d'unité utilisée pour mesurer le matériau
• Prix unitaire
• Prix total : le prix est calculé en multipliant le prix unitaire par le nombre d'unités
• Unités: unités requises
• État : reçu, commandé, en attente, en cours, annulé
• Catégorie : la catégorie à laquelle le matériau appartient.

Travailler avec les matériaux se fait de la façon suivante :

• Choisir l'onglet "Matériaux" d'une tâche.
• Apparaît alors le formulaire de recherche des matériaux avec la liste des catégories à gauche et celle des matériaux à droite.

Recherche d'un matériau

• Choisir une catégorie pour affiner les recherches de matériaux.
• On peut aussi saisir le début du nom du matériau dans le champ texte puis cliquer sur le bouton Chercher.
• Sélectionner un ou plusieurs matériaux (via la touche CTRL)
• Cliquer sur Affecter.

Affecter des matériaux à la tâche

• Renseigner alors la date de réception éventuelle, la quantité, le prix unitaire et l'état.

Pour le suivi ultérieur des matériaux, il est possible de ne modifier l'état que d'une partie du matériel reçu. Procéder comme suit :

• Cliquer sur le bouton "Répartir" dans la liste des matériaux à droite de chaque ligne.
• Choisir le nombre d'unités qu'on veut traiter de manière différenciée.
• On a maintenant deux lignes pour le matériau en question.
• Modifier l'état de la ligne qui vient d'être ajoutée.

L'avantage d'utiliser cet outil de répartition est la possibilité de recevoir des livraisons partielles de matériau sans devoir attendre de tout recevoir pour l'indiquer. Ceci permet d'exécuter des tâches qui n'auraient pas besoin de la totalité du matériel commandé.

Gérer les formulaires qualité

Pour certaines tâches, il peut s'avérer nécessaire de devoir procéder à certaines vérifications avant de pouvoir les déclarer comme étant terminées. C'est la raison d'être des formulaires qualités qui sont en fait des listes de questions auxquelles on doit répondre positivement pour pouvoir déclarer les tâches associées comme étant terminées.

Avant de pouvoir affecter un formulaire qualité à une tâche, il faut le créer en utilisant le menu Ressources, sous-menu Formulaires qualité. Ceci ne peut pas être fait en même temps que l'affectation à la tâche.

Pour gérer des formulaires de qualité :

• Aller dans l'onglet "Formulaires qualité des tâches" de la tâche considérée.

Affecter des formulaires qualité à une tâche

• Il existe deux types de formulaires qualité : par élément ou en pourcentage.

  • Élément : chaque élément est indépendant.
  • Pourcentage : chaque question augmente l'avancement de la tâche d'un certain pourcentage pour finir par une question ayant 100% comme pourcentage, signalant que la tâche est achevée.

• Utiliser le formulaire de recherche pour chercher le formulaire qualité souhaité, si besoin en saisissant le début de son nom.

• Une fois le formulaire sélectionné, cliquer sur Affecter.

• Le formulaire apparaît dans la liste affichée en dessous.

• Cliquer sur l'icône plus au début de la ligne pour afficher les questions du formulaire.

• Renseigner alors au fur et à mesure les lignes réalisées :

  • Si le formulaire qualité est basé sur les pourcentages, les questions sont posées dans l'ordre. Cocher la case Contrôlé et renseigner la date. La ligne suivante devient accessible.
  • Si le formulaire qualité est basé sur les éléments, on peut répondre aux questions dans n'importe quel ordre. Cocher la case Contrôlé et renseigner la date.

Pour supprimer un formulaire qualité, cliquer sur l'icône poubelle en fin de ligne correspondante.